Lahden kaupungilla työskennellään nyt leanisti – koulutuksista apua leanin juurrutukseen
Lahden kaupungilla oli havahduttu siihen, että monessa asiassa ympäri kaupungin tehdään turhaa työtä. Kehittämisasiantuntija Markku Ukkonen alkoi suunnitella ja järjestää lean-koulutuksia henkilöstölle. Projekti poiki kokonaisen ajattelutavan muutoksen kaupungissa.
Excellence Finlandin kanssa yhteistyössä järjestetyt lean-koulutukset alkoivat Lahden kaupungilla syys-lokakuussa 2022. Projekti kesti noin vuoden ajan, ja se sisälsi peräti toistakymmentä eri kehittämistehtävää. Kaikki asiasta innostuneet saivat hakeutua mukaan, ja kehittämisasiantuntija Markku Ukkonen piti porukkaa kasassa.
”Henkilöstöä oli mukana joka puolelta kaupunkia hallinnosta sivistykseen ja kaupunkiympäristön toimialaan. Excellence Finlandin kouluttaja Kai veti koulutukset mielenkiintoisella otteella”, Markku Ukkonen kertoo.
Koulutuksiin osallistuivat Sinfonia Lahden intendentti Maija Kylkilahti ja Lahti-pisteen palveluasiantuntija Jenni Hannula. Maija Kylkilahden innoittajana hypätä projektiin mukaan toimi Lahden kaupunginteatterin esimerkki.
”Saimme kuulla kaupunginteatterin Jere Pensikkalalta kokemuksia siitä, miten lean on viety teatterimaailmaan. Se oli meille tärkeä syy hypätä ajatusmaailmaan mukaan: saimme huomata, että lean toimii myös kulttuuripuolen organisaatioissa”, Maija Kylkilahti kertoo.
Lahden kaupungin hallinto kehitti postitusta
Lahti-pisteen Jenni Hannulalle lean oli tuttua jo ennen projektin alkua: hänellä oli kokemusta leanista opintojen parista. Osallistujilla tuli olla oma kehittämishanke jo mielessä koulutukseen tullessaan. Hannula kertoo, että hänen aiheenaan oli postituksen kehittäminen.
”Hallinnon puolella oli tunnistettu tarve kehittää postitusta. Jokainen meillä käyttää päivittäin postitusta tiedostamatta sen enempää, mitä taustalla tapahtuu. Lähdimme selvittämään, mitä postitus prosessina sisältää, ja kävi ilmi, että se on melko sekava kokonaisuus. Ynnäsimme yhteen kokonaisuuden ja yhtenäistimme käytäntöjä yksiköiden välillä”, Hannula kertaa.
Lean toteutuu Sinfonia Lahden tuotannoissa
Sinfonia Lahti otti omassa lean-projektissaan mallia kaupunginteatterista. Konsertit tuotetaan hieman samaan tapaan kuin teatterin näytökset, vaikka orkesterilla onkin ensi-ilta tavallaan joka viikko. Sinfonia Lahdessa haluttiin kirkastaa sitä, minkälaiset päätökset missäkin vaiheessa tarvitaan, että konsertin tuotanto on oikeaan aikaan valmis.
”Tuotantoprosessin sykli on pitkä, ja se vaatii taiteilijoilta kärsivällisyyttä. Ensin kokoamme kauden ohjelman taiteellisen johtajan ja vierailijoiden kanssa, sitten se siirtyy markkinointiin. Olemme pohtineet, miten saisimme tätä prosessia läpinäkyvämmäksi”, Maija Kylkilahti sanoo.
Orkesteri on ottanut lean-projektin myötä käyttöön tuotantotaulun, jossa on näkyvillä tuotantoprosessin vaiheet. Taulu on tarkoitus ottaa vielä isommin käyttöön jatkossa. Haasteina Kylkilahti nimeää orkesterin oman tilan puutteen ja tiimien puutteen.
”Meillä yksi ihminen tekee yhtä asiaa, eikä ole kollegaa, joka tekisi täysin samaa työtä kanssasi. Tämä haastaa meitä, sillä kukaan ei tiedä tarkkaan toistensa työmäärää”, hän pohtii.
”Olemme myös keskustelleet deadlinen käsitteestä, sillä tähän asti se on tarkoittanut hieman eri asioita eri johtajilla. Ajatuksena on viedä asioita keskustellen eteenpäin”, Maija Kylkilahti summaa.
Lisää uskallusta ajatusmaailmaan
Lean-ajattelun myötä suurin muutos on näkynyt osallistujien ajatusmaailmassa.
”Tulee mietittyä, onko vielä jotain, mitä pystyisimme leanaamaan”, Maija Kylkilahti sanoo.
Lean korostaa hukan tunnistamista. Jenni Hannula toteaa, että projektiin osallistunut henkilöstö on suhtautunut varsin myönteisesti leanin tuomaan kehitykseen. Leanin myötä on rohkaistuttu luopumaan turhasta työstä, jota on tehty lähinnä tavan vuoksi.
”Vanhoja toimintatapoja uskalletaan nyt kyseenalaistaa. Olemme rohkeampia ajattelemaan laatikon ulkopuolelta”, Jenni Hannula sanoo.
Lean-filosofia paransi myös työhyvinvointia
Toiminnan tehostaminen ja säästöt ovat usein tärkein motivaatio leanata organisaation toimintaa. Markku Ukkonen kuitenkin korostaa myös leanin työhyvinvointia parantavia vaikutuksia.
”Leanin filosofiaan kuuluu, että viisas pääsee vähän vähemmällä. Kun saa idean, voi tehdä asioita fiksummin, eikä tarvitse jurnuttaa ja jupista – ja sehän vaikuttaa suoraan työhyvinvointiin”, Ukkonen kuvailee.
”Rutiinit ovat turvallisia, mutta ne voivat olla myös hitaita ja kankeita. Nyt tehdään rohkeasti ja pienemmällä työmäärällä”, osallistujat tiivistävät.
Kiinnostuitko leanin hyödyntämisestä organisaatiosi kehitysmatkalla?
Meiltä saat tukea esimerkiksi lean-projektien toteuttamiseen, johtamiseen ja kokonaisen lean-toimintakulttuurin rakentamiseen. Varaa tapaaminen ja jutellaan lisää!
Varaa tapaaminen